JHL-työttömyyskassan rekisteri- ja tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Julkisten ja hyvinvointialojen työttömyyskassa
PL 100, 00531 Helsinki
Käyntiosoite: Sörnäisten rantatie 23, 00531 Helsinki
Rekisterinpitäjän edustaja: Nina Borgelin
Yhteyshenkilö/tietosuojavastaava: Sami Ojanen
Sähköposti: tk.tietosuoja@jhlkassa.fi
Rekisterin nimi
Julkisten ja hyvinvointialojen työttömyyskassan jäsen- ja maksatusrekisteri
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (GDPR) ja Työttömyyskassalakiin. Tietoja käsitellään työttömyyskassan jäsenyyden hoitamiseen, etuuksien maksamiseen sekä lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen.
Käsiteltävät henkilötiedot ja tietoryhmät
- Henkilötiedot: nimi, henkilötunnus, jäsennumero, työttömyyskassan liittymispäivä, jäsenmaksutiedot, jäsenhakemukset ja eroilmoitukset.
- Yhteystiedot: osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite
- Päivärahan maksatukseen liittyvät tiedot: maksuperusteet, työvoimapoliittiset lausunnot, Kelan välittämät tiedot, työsuhdetiedot, tulorekisteritiedot, työttömyystiedot ja työssäolotiedot, maksu- ja päätöshistoriatiedot.
- Jäsenen takaisinperintätapaukset ja muutoksenhakuasiat.
- Muut tiedot: asiointikieli, lähetyslupa sähköpostille ja tekstiviestille, kirjeille ja päätöksille sähköisesti
- Jäsentä koskevat jäsenen itsensä toimittamat tai hänen työnantajansa tai viranomaisen toimittamat asiakirjat
- Asiakaspalvelun puheluiden ja chattien tallenteet
Tietolähteet
- Rekisteröity itse (jäsenhakemus, asiointi)
- Viranomaiset (esim. TE-toimisto, Kela, Verohallinto)
- Työnantajat ja liitot tarpeen mukaan
Tietojen luovutukset ja vastaanottajat
Tietoja luovutetaan vain lain sallimissa rajoissa, esimerkiksi:
- Työvoimaviranomaiselle
- Eläketurvakeskukselle
- Verohallinnolle
- Työllisyysrahastolle
- Kansaneläkelaitokselle
- Työ- ja elinkeino- sekä oikeusministeriölle
- Finanssivalvonnalle
- Sosiaaliturva-asioiden muutoksenhakulautakunnalle ja vakuutusoikeudelle
- Poliisille ja tuomioistuimelle
- Vakuutus- ja eläkelaitoksille
- EU-maiden väliseen sosiaaliturvatietojen sähköiseen tietojenvaihtojärjestelmään (EESSI).
- Järjestelmä- ja palvelutoimittajat omien sopimuksien mukaisesti
Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.
Tietojen säilytysajat
Tietoja säilytetään voimassa olevan lainsäädännön ja kassan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti vain niin kauan kuin on tarpeen.
Tekniset ja organisatoriset turvatoimet
- Tietoja käsittelevät vain siihen oikeutetut henkilöt työttömyyskassan käyttövaltuushallinnan mukaisesti.
- Tiedot suojataan teknisesti ja organisatorisesti (mm. käyttövaltuudet, salasanat, palomuurit, lukitut tilat)
- Kaikki tiedot ovat salassa pidettäviä ja niitä käsittelevien kanssa on tehty salassapitosopimus.
Puheluiden ja chattien tallennus asiakaspalvelussa
Tallenteita ei käytetä etuushakemusten käsittelyssä tai asiakkaan oikeusturvan varmistamisessa, niitä käytetään ainoastaan asiakaspalvelun laadun kehittämiseen, koulutukseen.
Puheluallenteet säilytetään 3 kk . Chatit 5 vuotta.
Tallenteiden käsittelyssä noudatetaan samoja tietoturva- ja tietosuojakäytäntöjä kuin muussakin henkilötietojen käsittelyssä.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
- Tarkastaa itseään koskevat tiedot, helpoiten se onnistuu Ewertti eAsioinnissa.
- Pyytää tietojen oikaisua, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
- Vastustaa tietojen käsittelyä tietyissä tilanteissa
- Saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen
- Oikeudet toteutetaan lainsäädännön sallimissa rajoissa
Oikeus tehdä valitus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Yhteystiedot tietosuoja-asioissa
Tietosuojavastaava: Sami Ojanen
PL 100, 00531 Helsinki
Sähköposti: tk.tietosuoja@jhlkassa.fi
Rekisteröidyn oikeudet ja lakiperusteet
Rekisteröidyllä (eli henkilöllä, jonka tietoja käsitellään) on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja kansallisen lainsäädännön mukaisesti seuraavat oikeudet:
15.1 Oikeus saada pääsy omiin tietoihin (GDPR artikla 15)
- Rekisteröity voi pyytää tiedon siitä, mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu.
- Tiedot voi tarkistaa itse sähköisessä asiointipalvelussa (Ewertti eAsioinnissa) tai lähettämällä kirjallisen, allekirjoitetun pyynnön osoitteeseen tk.tietosuoja@jhl.fi.
- Tarkastuspyyntö on maksuton kerran vuodessa.
15.2 Oikeus tietojen oikaisemiseen (GDPR artikla 16)
- Rekisteröity voi pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista.
- Oikaisupyynnön voi tehdä sähköisessä asiointipalvelussa tai kirjallisesti.
15.3 Oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”, GDPR artikla 17)
- Rekisteröity voi pyytää tietojensa poistamista, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään tietoja (esim. etuuksien maksamiseen liittyvät tiedot).
15.4 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (GDPR artikla 18)
- Rekisteröity voi pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa (esim. tietojen paikkansapitävyyden selvittämisen ajaksi).
15.5 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (GDPR artikla 20)
- Rekisteröity voi pyytää omat henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää ne toiseen työttömyyskassaan.
15.6 Oikeus vastustaa käsittelyä (GDPR artikla 21)
- Rekisteröity voi tietyissä tilanteissa vastustaa henkilötietojen käsittelyä.
15.7 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (GDPR artikla 77)
- Jos rekisteröity katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty lainvastaisesti, hän voi tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle.
Käytännön ohjeet rekisteröidylle
Tarkastus- ja oikaisupyynnöt:
- sähköisesti Ewertti eAsioinnissa viestillä ja otsikkona” tarkastuspyyntö omiin henkilötietoihin” ja viestiin yksilöitynä mitä henkilötietoja haluat tarkistaa.
- sähköpostilla osoitteeseen tietosuoja@jhlkassa.fi , josta saat tarkemmat neuvot ja lomakkeen täytettäväksi
Lakiviittaukset:
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) artiklat 15–21, 77
- Työttömyyskassalaki (24.8.1984/603)
- Kansallinen tietosuojalaki