Lain mukaan työttömyyskassa voi antaa rekisterissään olevia salassa pidettäviä tietoja asianomaiselle itselleen sekä työttömyysturvalaissa erikseen määritellyille viranomaistahoille, mikäli heillä on tietojen saamista varten laissa määritelty peruste. Kenellekään muulle ei jäsentä koskevia salassa pidettäviä tietoja voida työttömyyskassasta luovuttaa.
Jos henkilö ei jostain syystä pysty itse asioitaan hoitamaan, voi hän valtuuttaa toisen henkilön hoitamaan asioitaan sekä saamaan itseään koskevia salassa pidettäviä tietoja. Tällöinkin tietoja voidaan luovuttaa vain sen verran kuin asian hoitamiseksi on tarpeen. Valtuutuksen voi tehdä kertaluonteisesti suullisesti tai jäsen voi toimittaa sitä varten työttömyyskassalle kirjallisen valtakirjan.
Valtakirja
Valtakirjan tulee olla kirjallinen ja siitä tulee aina ilmetä valtuutuksen antaja sekä henkilö, jolle valtuutus annetaan. Siinä on hyvä myös mainita, mikäli valtuutus on voimassa vain määräajan tai koskee tiettyä hakemusta tai asiaa. Avoin valtakirja ilman mitään rajoituksia on voimassa kunnes se kirjallisesti perutaan. Tästä syystä usein onkin hyvä miettiä jo valtuutusta antaessaan, että haluaako sen olevan voimassa toistaiseksi vai kannattaisiko se antaa vain määräajalle tai koskemaan vain tiettyä työttömyysjaksoa.
Voit tehdä itse vapaamuotoisen valtakirjan tai käyttää työttömyyskassan valmista valtakirjapohjaa, jonka voit ladata itsellesi pdf-muodossa tai Word-dokumenttina. Samaa valtakirjaa ei tarvitse toimittaa jokaista asiointikertaa varten erikseen, vaan voimassa oleva valtakirja toimitetaan työttömyyskassalle kerran, jonka jälkeen se löytyy työttömyyskassan asiainhallintajärjestelmästä ja on sieltä jokaisen työttömyyskassan henkilökuntaan kuuluvan nähtävissä. Työttömyyskassalle toimitettu valtakirja ei anna oikeutta saada salassa pidettäviä tietoja esimerkiksi liiton jäsenrekisteristä tai päinvastoin. Kätevimmin saat täytetyn ja allekirjoitetun valtakirjan toimitettua työttömyyskassalle Hakemusliitteet-palvelun tai eWertti Nettikassan kautta.
Suullinen valtuutus
Puhelinpalvelussa on mahdollista antaa suullisesti toiselle henkilölle valtuutus hoitaa omaa asiaansa eli toimia kyseisen puhelun ajan asiamiehenään. Tällöin edellytyksenä on, että valtuuttajan tai valtuutuksen saajan henkilöllisyyttä ei ole syytä epäillä. Suullinen valtuutus on aina kertaluonteinen ja koskee ainoastaan kyseistä puhelua. Mikäli tarve asiamiehen käyttöön on jatkuva, kannattaa työttömyyskassalle toimittaa kirjallinen valtakirja.
Asiamies ilman valtakirjaa
Työttömyyskassa ei voi ilman valtuutusta antaa jäsenistään mitään tietoja henkilölle, jolla ei lain mukaan niihin ole oikeutta. Esimerkiksi puolisoilla ei ole oikeutta hoitaa toistensa asioita ilman valtuutusta vaikka kyseessä olisi kieliongelmat, sairaus tai muu hyvinkin ymmärrettävä syy. Myös työpaikan luottamusmiehellä tulisi olla aina valtakirja, mikäli hänen halutaan selvittävän jäsenen asioita työttömyyskassan kanssa. Ilman valtuutusta keskustelua voidaan käydä ainoastaan yleisellä tasolla.