Enligt lagen kan arbetslöshetskassan lämna konfidentiella uppgifter som finns i registret till den enskilda personen själv samt till myndigheter som är särskilt definierade i lagen om arbetslöshetsförsäkring, om de har en rättslig grund för att ta del av uppgifterna. Till någon annan får inte konfidentiella uppgifter om medlemmen lämnas ut från arbetslöshetskassan.
Om en person av någon anledning inte kan sköta sina ärenden själv, kan hen ge en annan person fullmakt att sköta sina ärenden och ta emot konfidentiella uppgifter om sig själv. Även då får uppgifter endast lämnas ut i den omfattning som är nödvändigt för att handlägga ärendet. Fullmakten kan göras muntligt för ett engångsärende eller medlemmen kan lämna in en skriftlig fullmakt till arbetslöshetskassan.
Fullmakt
Fullmakten måste vara skriftlig och den ska alltid ange vem som ger fullmakten och vem som får den. Det är också bra att specificera om fullmakten gäller endast under en viss tidsperiod eller för ett specifikt ärende eller ansökan. En öppen fullmakt utan några begränsningar är giltig tills den återkallas skriftligt. Därför är det ofta bra att tänka igenom redan när fullmakten ges om den ska vara giltig tills vidare eller om det är bättre att den ges för en viss tid eller endast för en viss arbetslöshetsperiod.
Du kan själv skapa en fri fullmakt eller använda arbetslöshetskassans färdiga fullmaktsmall (på finska) som du kan ladda ner som pdf eller Word-dokument.
Samma fullmakt behöver inte lämnas in varje gång du sköter ett ärende, utan den giltiga fullmakten lämnas in en gång till arbetslöshetskassan, och därefter finns den i arbetslöshetskassans ärendehanteringssystem och kan ses av all personal i arbetslöshetskassan. En fullmakt som lämnas in till arbetslöshetskassan ger inte rätt att ta del av konfidentiella uppgifter till exempel från medlemsregistret för fackförbundet, eller vice versa. Det smidigaste sättet att lämna in en ifylld och undertecknad fullmakt till arbetslöshetskassan är genom tjänsten ”Ansökningsbilagor” eller via Ewertti eTjänst.
Muntlig fullmakt
I telefonservicen är det möjligt att ge muntlig fullmakt till en annan person att sköta sina ärenden, det vill säga att agera som ombud under samtalet. Förutsättningen är att det inte finns anledning att ifrågasätta fullmaktsgivarens eller fullmaktshavarens identitet. Muntlig fullmakt är alltid engångsbaserad och gäller endast för det aktuella samtalet. Om behovet av ombud är kontinuerligt, rekommenderas det att skicka in en skriftlig fullmakt till arbetslöshetskassan.
Ombud utan fullmakt
Arbetslöshetskassan kan utan fullmakt inte ge någon information om sina medlemmar till en person som enligt lag inte har rätt att få dessa uppgifter. Till exempel har inte makar rätt att sköta varandras ärenden utan fullmakt, även om det skulle vara på grund av språkproblem, sjukdom eller annan fullt förståelig orsak. Även en fackklubbens förtroendeman bör alltid ha en fullmakt om hen ska reda ut en medlems ärenden med arbetslöshetskassan. Utan fullmakt får diskussionen endast ske på en allmän nivå.